Preciso cumprir prazos?

“David, estou procurando você porque cansei de ter problemas com outros fornecedores e até mesmo com colaboradores, prometiam uma data e não cumpriam. Falavam que iam entregar o trabalho em uma semana e passavam dois meses. E por não bastar, ainda me entregavam incompleto. Estou completamente desiludido.”

E-mails como esse eu recebo aos montes. Infelizmente, acabo me beneficiando pela incompetência de algumas empresas e pessoas que não valorizam e acabam não cumprindo os prazos acordados com o cliente.

Digo “infelizmente”, pois isso trata-se de uma triste realidade não apenas no mundo de Tecnologia da Informação, mas algo crônico de todo(ou a grande maioria) dos Brasileiros.

Mas será mesmo? Como pode isso? É somente uma ou outra empresa que não cumpre prazo?

No Artigo desta semana escrevo com o objetivo de ajudar todos vocês nessa questão: Como lidar com os prazos.

Não pensem que eu nunca atrasei um projeto, mas o grande X da questão está em, qual é a expectativa do cliente diante do meu trabalho? Eu me comprometi com ele? Tenho condições de entregar o trabalho conforme ele espera?

Pois bem, em meio a uma rotina intensa, agenda lotada e um monte de tarefas que precisam ser feitas em tão pouco tempo, perder os prazos é encarado por muitas pessoas como algo natural e aceitável no mundo dos negócios. Mas, você já parou para pensar que o seu atraso pode não só afetar o seu trabalho como a produtividade alheia?

Além de ser prejudicial para a sua reputação profissional e da sua empresa, não cumprir seus compromissos pode atrapalhar a rotina de outras pessoas que dependem de você e afetar os negócios. Já imaginou a dor de cabeça se o desenvolvedor precisar que você envie aquela Especificação do Requisito, ou Modelagem de Arquitetura, para iniciar uma implementação no software e você não faz isso no tempo certo? Como fica o prazo que o desenvolvedor acordou com o cliente?

Cumprir tarefas no prazo e, como consequência, aumentar a sua produtividade pode ser algo desafiador, mas é extremamente possível. Se você vive atrasado e já tentou várias estratégias para mudar esta situação sem sucesso, leia essas dicas:

1. Planeje suas atividades

Você acha besteira fazer um checklist de prioridades? Pois saiba que o planejamento e a organização são as chaves para o cumprimento de prazos. Planeje o dia seguinte antes de sair do escritório e anote tudo que precisa ser feito e o que deve ser prioridade (de verdade!). Organize a sua rotina criando estratégias para executar as ações e poupar tempo nas tarefas sem prejudicar a qualidade do serviço. Ter um maior controle de todas as suas responsabilidades é um ótimo caminho, não só para ser pontual, como também, mais produtivo.

2. Evite perder tempo procrastinando

Abandone frases como: “posso fazer isso depois”, “amanhã eu estarei com mais disposição” e “não preciso fazer isso agora”. Pode soar clichê, mas não deixe para amanhã o que pode ser feito hoje. Evite procrastinar e nunca coloque urgências embaixo do tapete, pois as tarefas podem se acumular e dificultar ainda mais o cumprimento de prazos. Se uma tarefa precisa ser feita, finalize-a o quanto antes e passe para a próxima. Nada de deixar as coisas pela metade!

3. Dê recompensas a você mesmo pelas tarefas cumpridas

Você trabalhou arduamente em um projeto, sacrificou parte da sua vida pessoal para não perder o prazo, se dedicou por dias realizando um serviço, estabeleceu prioridades no trabalho e nada roubou seu foco. Além do mais, fez o possível para honrar o compromisso com o cliente e agora está com sua missão concluída. Acredite! Você é merecedor de tudo que tem conquistado, então aprenda a se recompensar pelas tarefas e prazos cumpridos. Pode ser um dia de folga ou um happy hour com os amigos, algo que te mostre que ser pontual só traz vantagens.

4. Divida grandes tarefas em tarefas menores

Para tornar sua rotina mais leve e fácil de gerenciar, uma dica é dividir as grandes tarefas em pequenas ações. As tarefas muito grandes costumam ser mais complicadas de resolver e, inconscientemente, elas acabam assustando os responsáveis pela execução delas. Se você quebrá-las em partes menores, vai conseguir cumpri-las gradualmente sem sacrifício e, o melhor, dentro do prazo.

5. Use a tecnologia a seu favor

Para ganhar tempo no dia a dia, aumentar a produtividade e ser mais pontual na vida e nos negócios, use ferramentas tecnológicas que facilitem a organização e execução das suas tarefas. Vale usar sistemas de gestão, apps mobile e plataformas para montar a agenda, gerenciar as atividades diárias, lembrá-lo de compromissos, dentre outras. Tudo vale a fim de otimizar seu tempo, trazer maior agilidade para as atividades diárias e garantir que você nunca fique para trás!

Vale sempre lembrar que, embora seja aceitável em alguns casos, horas ou dias de atraso na entrega de uma tarefa ou projeto podem ter consequências graves, como cancelamento de contratos, reclamações, constrangimentos, desentendimento com a equipe, etc.

Espero ter ajudado, ou ao menos sensibilizado, sobre este importante tema.

Boa semana a todos e obrigado pela leitura!