Lightning Talk – Melhorando Reuniões de negociações e retrospectivas

“Sorte é o que acontece quando a preparação encontra a oportunidade”

A oportunidade não vem sozinha, precisamos nos preparar para ela. Reuniões de negociação surgem e pedem uma postura de segurança, temos que estar prontos para o que vier e cuidar para não por tudo a perder, mesmo sob pressão. Mas como melhorar o andamento de reuniões assim?

Você já ouviu falar de Kaizen? Esse sistema vem de uma palavra japonesa que significa “mudança para melhor”. É um conceito amplamente utilizado na área de gestão de negócios e processos, pois viabiliza a tão desejada melhoria contínua.

Foi de um Kaizen que surgiu a Lightning Talk que você verá abaixo, apresentado por Gustavo Santana e Vinícius Carvalho. O objetivo da vez era o de melhorar o andamento das reuniões de negociações.

Você já enfrentou reuniões que passavam por grandes dificuldades na hora de focar no objetivo e negociar? Pois é, quem nunca? Veja abaixo os problemas detectados e, logo em seguida, como foram resolvidos.

Situação problema

• Projeto grande com diversos sistemas e stakeholders
• Reuniões de acompanhamento presenciais com todos os stakeholders
• Detalhes relevantes não eram levantados com antecedência
• Dificuldade em recusar exigências do cliente que não gerava “Ganha-Ganha” (apenas uma das partes via vantagem)

O que fizemos?

Antes de cada reunião, passamos a levantar:

• Como estamos no projeto?
• Com quem vamos negociar?
• O que queremos na negociação?
• O que o cliente quer na negociação?
• Quais são nossas moedas de troca?
• Como iremos agir em cada tópico?

Resultados do kaizen para reuniões de negociação

• Participação ativa e com embasamento nas negociações
• Entendimento claro sobre os limites aceitáveis dentro da negociação
• Diminuição no valor de multas por falta de alinhamento adequado sobre escopo e prazos
• Aumento de cenários “Ganha-Ganha”

Retrospectiva Ágil – Como melhorar retrospectivas com dinâmicas

O segundo Kaizen explicado na Lightning Talk é sobre como aumentar a participação do time em retrospectivas.

A situação problema, neste caso, era o fato de que poucas ações estavam sendo realmente executadas, além do baixo engajamento do time em simplesmente participar das reuniões de retrospectiva.

Trazendo dinâmicas da Retroagil para a equipe como forma de melhoria do processo, percebemos uma grande melhoria. As dinâmicas são:

• Postcards – Pc;
• The four Ls – Fl;
• Stairway to Heaven – Sh;
• Fist of Five – Ff.

As siglas se referem a elementos, pois as dinâmicas são inspiradas na tabela periódica.

Quer ver como as dinâmicas funcionam na prática, e como resolvemos as situações problema com elas? Veja abaixo a Lightning Talk completa:

Assista a Lightning Talk de Gustavo Santana e Vinicius Carvalho