O que é gestão de compra? Como ela influencia o processo de venda de uma distribuidora.

É comum indicar o processo de vendas como o principal fator de sucesso para uma distribuidora. Porém, gostaria de lançar nesse artigo uma reflexão sobre como existe um processo que, na minha opinião, é mais decisivo ainda para o sucesso: a gestão de compras.

Para vender bem é preciso que uma distribuidora garanta dois aspectos principais: preço e disponibilidade. Esses dois pontos podem ser ligados diretamente a como será realizado o gerenciamento da pasta de produto com fornecedores, garantindo que nunca falte estoque, que seja feita uma oferta de itens adequados e principalmente que seja possível  formar um preço atrativo.

Para uma boa gestão de compras é importante trabalhar com uma ferramenta que permita realizar um processo com baixo retrabalho e alto índice de integração entre os dados, vamos explorar os motivos dessa necessidade.

Cadastro de produtos: onde tudo começa

Aqui deve ser possível indicar além de parâmetros de identificação do produto, informações de agrupamentos para classificação em relatórios de acordo com a estratégia da organização, dados de acordos com fornecedores como: qual o tempo mínimo e máximo para uma entrega, quais unidades de armazenamento e embalagens são disponibilizadas, etc.

Com base nos dados de cadastro e integração com o módulo de vendas, a ferramenta deve permitir realizar a classificação de Curva ABC. No caso:

• Quais são os produtos que mais movimentaram as vendas;
• Quais categorias é preciso priorizar na compra (com base na venda);
• Qual o giro de estoque do produto;
• Olhar para o cadastro e identificar uma quantidade mínima de disponibilidade necessária.

Se o fornecedor me entrega em no mínimo 15 dias, e giro 10 unidades por dia em média nesse período, devo possuir no mínimo 150 unidades de estoque disponíveis. Também deve ser possível realizar análises de rentabilidade na venda baseada no custo de aquisição para indicar se o preço de compra está adequado ou não.

A gestão de compras é adaptável

Essas são informações básicas para iniciar uma gestão de compras. Com base nos dados de cadastro e índices descritos acima, deve ser possível calcular as necessidades atualizadas para cada produto no período em questão de forma eficiente. Existem diferentes picos de vendas para diferentes produtos por conta da sazonalidade.

Por exemplo: se vendo brinquedos, o período que antecede o dia das crianças e o natal deve considerar um crescimento projetado para suprir a demanda de estoque. A partir de cálculos, deve ser permitido realizar o registro, a manutenção e a análise de propostas entre os diversos fornecedores para todo mix de produtos para garantir o melhor preço e condição de compras, e então gerar os pedidos que serão enviados para cada fornecedor.

Nesse momento os setores de recepção, vendas, financeiro e fiscal devem receber automaticamente informações como a data de entrega do produto, vencimento de  faturas e como isso impactará no fechamento fiscal da empresa. Ao receber a nota fiscal, o sistema deve permitir realizar a importação do XML para agilizar a entrada e principalmente realizar comparações automáticas entre os dados recebidos e os acordados no pedido de compra, gerando pendências caso ocorram inconsistências.

Com toda essa gestão é possível preparar a recepção dos produtos, cumprir as obrigações fiscais e financeiras e, principalmente, disponibilizar os produtos com o melhor custo possível e em quantidades que dão segurança ao setor comercial para realizar ações de vendas visando crescimento constante, sem o medo de ruptura ou de não ter um preço competitivo.

Caso você nunca tenha parado para fazer essa análise de contexto, ou avaliar seus processos e ferramentas, esse é o momento. Perceba que trabalhar com informações integradas de todos os setores, realizar análises com base em informações do sistema e não baseadas em sentimentos e negociar com a segurança de que está comprando produtos e quantidades corretas deve te colocar sempre um passo à frente. A boa gestão de compras e a fluidez de todo processo que ela traz dão a base necessária para sua distribuidora ser mais competitiva no mercado com segurança.